Dokumentacja medyczna udostępniana jest pacjentowi, osobie przez pacjenta upoważnionej, przedstawicielowi ustawowemu oraz instytucjom.

Udostępnianie dokumentacji medycznej w formie kserokopii wymaga złożenia pisemnego wniosku.

Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej w formie kopii można nadesłać pocztą lub włożyć do skrzynki umieszczonej przy drzwiach do archiwum poradni (wniosek do pobrania poniżej). W takim przypadku, odbiór musi nastąpić osobiście ze względu na konieczność weryfikacji danych osobowych.

W przypadku złożenia wniosku osobiście w PZOZ, dokumentację może odebrać wnioskodawca lub osoba przez pacjenta upoważniona lub możemy też odesłać kserokopię pocztą.

Zgodnie z art. 28 ust. 1 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta dokumentacja medyczna udostępniana jest bez zbędnej zwłoki. Termin jej wydania ustalany jest indywidualnie dla każdej sprawy i zależy od obszerności wnioskowanej do wydania dokumentacji i czasu potrzebnego do przygotowania kopii, a także od liczby aktualnie wpływających wniosków. Pracownik archiwum powiadamia wnioskodawcę telefonicznie o sporządzeniu kserokopii dokumentacji i możliwości jej odbioru.