1. Cel i zakres polityki informacyjnej

Celem niniejszej Polityki Informacyjnej jest zapewnienie systemowej, przejrzystej, rzetelnej i dwukierunkowej komunikacji Powiatowego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Starachowicach (dalej: PZOZ) z:

• pracownikami,
• pacjentami i ich rodzinami,
• środowiskiem lokalnym,
• zewnętrznymi współpracownikami,
• mediami.

Polityka wspiera realizację misji PZOZ, budowanie zaufania społecznego, ciągłość informacji medycznej oraz spełnienie wymagań standardu akredytacyjnego IM1 – Informacja Medyczna.

2. Podstawowe zasady komunikacji

Komunikacja zewnętrzna PZOZ prowadzona jest zgodnie z zasadami:

• rzetelności i wiarygodności informacji,
• terminowości i adekwatności przekazu,
• dostępności informacji dla różnych grup odbiorców,
• poszanowania praw pacjenta, prywatności i tajemnicy medycznej,
• spójności komunikatów we wszystkich kanałach,
• reagowania na potrzeby informacyjne środowiska lokalnego.

PZOZ realizuje obowiązki informacyjne wynikające w szczególności z: ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, ustawy o dostępie do informacji publicznej, ustawy Prawo prasowe oraz przepisów o ochronie danych osobowych.

3. Odpowiedzialność za komunikację

Za planowanie, koordynację i nadzór nad komunikacją zewnętrzną odpowiada Pełnomocnik ds. Komunikacji i PR (Rzecznik Prasowy), działający w imieniu Dyrektora Naczelnego.

Do udzielania wypowiedzi publicznych uprawnieni są:

• Dyrektor Naczelny,
• Zastępcy Dyrektora (ds. Administracyjno-Inwestycyjnych, ds. Leczniczych, ds. Pielęgniarstwa)
• Pełnomocnik ds. Komunikacji i PR (Rzecznik Prasowy), a w przypadku jego nieobecności inny pracownik wyznaczony przez Dyrektora Naczelnego,
• inni pracownicy – wyłącznie po uprzednim uzgodnieniu zakresu i formy wypowiedzi z Dyrektorem Naczelnym, Zastępcami Dyrektora lub Pełnomocnikiem ds. Komunikacji i PR (Rzecznikiem Prasowym).

4. Komunikacja wewnętrzna z personelem PZOZ

PZOZ zapewnia systemowy i udokumentowany przepływ informacji do pracowników, jako element wspierający bezpieczeństwo pacjentów, ciągłość opieki oraz jednolity przekaz organizacyjny.

Komunikacja z personelem realizowana jest poprzez:

• Wewnętrzną stronę internetową (Intranet) – jako podstawowe narzędzie publikacji:
  • zarządzeń i komunikatów Dyrekcji,
  • procedur, polityk i regulaminów,
  • informacji organizacyjnych i jakościowych.
• Pocztę elektroniczną (e-mailing służbowy) – w szczególności do:
  • przekazywania informacji pilnych,
  • komunikacji operacyjnej i koordynacyjnej.
• Tradycyjną korespondencję pisemną – przekazywaną za pośrednictwem Kancelarii PZOZ, w szczególności w przypadku:
  • dokumentów wymagających potwierdzenia odbioru,
  • zarządzeń i pism o charakterze formalnym,
  • komunikatów kierowanych do określonych grup pracowników.

Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za zapoznanie podległego personelu z przekazywanymi informacjami oraz za potwierdzenie ich wdrożenia, jeżeli jest to wymagane.

5. Komunikacja ze środowiskiem lokalnym

Powiatowy Zakład Opieki Zdrowotnej w Starachowicach prowadzi planową i spójną komunikację ze środowiskiem lokalnym poprzez:

• strony internetowe PZOZ,
• profile w mediach społecznościowych,
• komunikaty i ogłoszenia dostępne na terenie podmiotu leczniczego,
• udział w wydarzeniach lokalnych, prozdrowotnych i edukacyjnych,
• publikację informacji o zmianach organizacyjnych, dostępności świadczeń, programach profilaktycznych i inicjatywach zdrowotnych.

Informacje przekazywane są w sposób zrozumiały, aktualny i dostosowany do odbiorcy, z uwzględnieniem potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami.

6. Komunikacja z zewnętrznymi współpracownikami

PZOZ zapewnia spójny przepływ informacji z podmiotami współpracującymi, w szczególności w zakresie:

• ciągłości opieki nad pacjentem,
• zasad kierowania i przekazywania pacjentów,
• zmian organizacyjnych mających wpływ na realizację świadczeń,
• sytuacji nadzwyczajnych i kryzysowych.

Formy komunikacji obejmują m.in. oficjalną korespondencję, komunikaty elektroniczne, spotkania robocze oraz publikacje informacyjne.

7. Zasady kontaktów z mediami

1. Zapytania medialne kierowane są do Pełnomocnika ds. Komunikacji i PR (Rzecznika Prasowego).
2. Odpowiedzi na zapytania i krytykę medialną przygotowywane są przez Pełnomocnika ds. Komunikacji i PR (Rzecznika Prasowego) z zachowaniem zasad poufności i ochrony danych – przy współpracy z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych, którzy są zobowiązani do udzielenia wyczerpujących i zgodnych z prawdą informacji w dotyczącym ich zakresie.
3. PZOZ reaguje na krytykę medialną w sposób merytoryczny, terminowy i oparty na faktach.

4. Odpowiedzi do mediów udzielają wyłącznie osoby uprawnione.
5. W sytuacjach kryzysowych stosowana jest jednolita linia komunikacyjna, zatwierdzona przez Dyrektora Naczelnego.
6. Publikacja informacji i media społecznościowe

Materiały informacyjne przygotowywane są przez Pełnomocnika ds. Komunikacji i PR (Rzecznika Prasowego) we współpracy z kierownikami i pracownikami poszczególnych komórek organizacyjnych PZOZ.

Publikacja informacji odbywa się zgodnie z obowiązującym Regulaminem umieszczania informacji na stronach internetowych Powiatowego Zakładu Opieki Zdrowotnej zatwierdzonym przez Dyrektora Naczelnego.

Profile w mediach społecznościowych prowadzone są przez osoby wyznaczone, a ich celem jest:

• informowanie o działalności PZOZ,
• edukacja zdrowotna,
• wzmacnianie relacji z pacjentami i społecznością lokalną.

Profile w mediach społecznościowych prowadzone są przez:

• „Szpital Starachowice” na Facebooku oraz „Powiatowy Zakład Opieki Zdrowotnej w Starachowicach” na LinkedIn – Pełnomocnika ds. Komunikacji i PR (Rzecznika Prasowego).
• „Rodzę w starachowickim Szpitalu” – Położnych Oddziałowych oddziałów: Położniczo-Ginekologicznego z Salą Porodową oraz Neonatologicznego i wyznaczonych pracowników ww. komórek organizacyjnych, a także Pełnomocnika ds. Komunikacji i PR (Rzecznika Prasowego).
• „SOR Starachowice na ratunek” – Pełnomocnika ds. Komunikacji i PR (Rzecznika Prasowego), Pielęgniarkę Oddziałową Szpitalnego Oddziału Ratunkowego i wyznaczonych pracowników ww. komórki organizacyjnej.
• „Ośrodek Rehabilitacji Leczniczej Dziennej dla Dzieci” – wyznaczonych pracowników ww. komórki organizacyjnej PZOZ i Pełnomocnika ds. Komunikacji i PR (Rzecznika Prasowego).

Publikowane treści nie mogą naruszać praw pacjenta, dóbr osobistych ani przepisów o ochronie danych osobowych.

9. Realizacja materiałów medialnych na terenie PZOZ

Zasady realizacji materiałów prasowych pozostają zgodne z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi, przy czym każdorazowo nadrzędne znaczenie ma:

• bezpieczeństwo pacjentów,
• ciągłość udzielania świadczeń,
• ochrona prywatności i wizerunku.

Każdorazowe realizowanie materiałów dźwiękowych, filmowych lub fotograficznych na terenie placówki wymaga uzyskania zgody:

• Dyrektora lub jego Zastępców albo Pełnomocnika ds. Komunikacji i PR (Rzecznika Prasowego),

Dziennikarze oraz fotoreporterzy przebywający na terenie PZOZ muszą przestrzegać zaleceń personelu, w szczególności w zakresie:

• ochrony danych osobowych i wizerunku pacjentów oraz personelu,
• przepisów sanitarno-epidemiologicznych.

10. Wywiady z pacjentami

Przeprowadzenie wywiadu z pacjentem wymaga:

• • zgody pacjenta,
  • opinii lekarza potwierdzającej, że stan zdrowia pacjenta umożliwia świadome wyrażenie zgody, a wywiad nie zagraża jego bezpieczeństwu.

Pacjenci mają prawo odmówić udziału w jakiejkolwiek formie materiałów prasowych.

11. Monitorowanie i doskonalenie komunikacji

PZOZ monitoruje skuteczność komunikacji zewnętrznej poprzez:

• analizę zapytań i opinii interesariuszy,
• reakcje środowiska lokalnego i mediów,
• okresowe przeglądy publikowanych treści.

Wyniki analiz wykorzystywane są do doskonalenia procesów informacyjnych.